Controle

Controle



A função controlar consiste em averiguar se as atividades efetivas estão de acordo com as atividades que foram planejadas.Oliveira (2005, p. 427) explica que controlar é comparar o resultado das ações com padrões previamente estabelecidos, com a finalidade de corrigi-las se necessário.
Em contabilidade, o controle é uma das funções básicas de um sistema contábil. Difere do controle administrativo, que tende a aplicar preceitos subjetivos (controle interno e externo) ou então de conteúdo cibernético, vinculado a Comunicação e a Automação. O controle contábil deriva das caracterÍsticas do método de escrituração conhecido como método das partidas dobradas. Seu princípio é a oposição conta contra conta: o controle do custo é dado pela receita, o do capital de terceiros pelo ativo circulante, e assim por diante. Historicamente, existiu a escola do pensamento contábil conhecida como Controlismo, que definia a contabilidade como a ciência do controle econômico.

Tipos de Controle

Controles preventivos:
Os controles preventivos, também chamados de controles preliminares, são realizados antes que comece a atividade de trabalho. Eles asseguram que sejam estabelecidos os rumos apropriados e que os recursos adequados estejam disponíveis para segui-los. Tem por objetivo prevenir os problemas, para que não ocorram, em vez de resolvê-los depois de surgirem. Os orçamentos financeiros são o tipo mais comum de controle preventivo ou controle pré-ação como é chamado por alguns autores.
Os cronogramas são outro tipo de controle preventivo pelo fato das atividades preliminares exigirem um investimento de tempo.

Controles concomitantes:
Procuram focalizar o que acontece durante o processo de trabalho. Às vezes são chamados de controles de guia. Este tipo de controle permite ao administrador implementar ações corretivas no transcorrer do processo.

Controles de feedback:
Também chamados de controles de pós-ação. Concentram-se no resultado final, em oposição aos insumos e atividades. Os controles pós-ação também são usados como base para recompensar ou encorajar os colaboradores de uma determinada área para alcançar um resultado padrão por meio de uma bonificação futura.

Controle interno:
Controle interno é o autocontrole. É exercido por pessoas motivadas a tomar conta de seu próprio comportamento na função. O potencial para o autocontrole é intensificado quando pessoas capazes têm objetivos de desempenho claros e apoio adequado de recursos. É também intensificado pela motivação interna associada com as culturas organizacionais participativas, nas quais as pessoas são tratadas com respeito e consideração.

Controle externo:
O controle externo amplia o processo de controle em diversos modos. Ele envolve supervisão ativa dia-a-dia. Quando os gerentes interagem e trabalham uns com os outros, freqüentemente, descobrem coisas que precisam de correção, sugerindo ações para o seu aperfeiçoamento.

Estrutura do Controle
A estrutura de controle organizacional compõe-se de uma distribuição de padrões utilizados pela organização para dominar o desempenho e conferir se as quantidades e qualidades dos meios estão de acordo com especificações de eficiência. Para o autor, a estrutura de controle distingue-se, assim, como atributo estrutural e por isso sofre influência direta da própria estrutura organizacional. Como conseqüência, tem-se o controle estratégico, tático e o operacional.

Amplitude do controle

Controle estratégico:
O controle estratégico caracteriza-se pela visão geral da organização que o controle oferece, apresentando de forma genérica e sintética os aspectos globais que possibilitam à cúpula acompanhar o desempenho e os resultados das operações que ocorrem, analisando a organização em sua totalidade como um sistema em longo prazo. São exemplos dele os demonstrativos financeiros, contábeis, orçamentos, relatórios de lucros e perdas, análise de retorno sobre investimento e eficácia organizacional.


Controle tático:
Tem por objetivo analisar cada unidade organizacional como um departamento em particular, ou cada conjunto de recursos isoladamente, o que proporciona um maior detalhamento, direcionando-o para o médio prazo. Suas características dependem de uma série de circunstâncias que variam conforme o ambiente em que as empresas operam, a tecnologia utilizada, a estratégia empresarial adotada, o tamanho organizacional, a amplitude de controle à disposição de cada gerente, os objetivos organizacionais etc. O controle tático engloba definições de padrões, acompanhamento de resultados e sua comparação com os padrões estabelecidos, a fim de localizar os desvios e identificar as ações corretivas. Nesse nível, os controles utilizados podem ser a supervisão, os relatórios e as técnicas estatísticas, entre outros.

Controle operacional:
Esse tipo de controle enfoca cada atividade ou operação em particular, envolvendo diretamente os supervisores em alguns momentos. Pode-se encontrá-lo em diversas áreas como produção, recursos humanos, marketing e finanças. Ocorre utilizando geralmente padrões básicos de quantidade, qualidade, tempo e custos. São exemplos de controle em nível operacional a linha de montagem (máquinas e equipamentos), os quadros de produtividade, a automação, controle de qualidade, de estoques e de pessoal.


Indicadores de Desempenho

Indicador é um índice de monitoramento de algo que pode ser mensurável.

Indicadores de desempenho nos permitem manter, mudar ou abortar o rumo de nossas ações, de processos empresarias, de atividades, etc. São ferramentas de gestão ligadas ao monitoramento e auxiliam no desenvolvimento de qualquer tipo de empresa. Alto desempenho atrai o sucesso, baixo desempenho leva para a direção oposta. Tudo que for crítico para uma empresa deve ser monitorado, medido, não apenas custos, ganhos financeiros ou desperdícios. É possível medir e monitorar até mesmo coisas abstratas como, por exemplo, a satisfação. Você pode medir o grau de satisfação de seus clientes, basta criarem indicadores precisos, que lhe permitam acompanhar se os seus clientes estão satisfeitos com o seu produto ou serviço, se a cada dia eles ficam mais ou menos satisfeitos, ou até mesmo se tudo que você faz para agradar parece, aos olhos deles, ‘indiferente’!Em nossa casa nós medimos o consumo de luz, ou seja, mês a mês monitoramos nossos gastos para equilibrar quando for necessário. Se não fizermos isso, nosso bolso vai gritar, a conta bancária idem, ou seremos apanhados de surpresa. Se for possível reduzir o gasto, tivemos bom desempenho em nossas ações. Se não conseguimos, precisamos mudar a estratégia de contenção, verificar por qual razão a conta está alta, podemos até descobrir se há um problema sério na fiação de nossa casa colocando vidas em risco. Então é assim também nas organizações. Monitorar uma conta de luz não é nada mais do que gestar o interruptor de luz! Quanto mais ele fica ligado, mais dinheiro sai da nossa conta bancária. Então, o melhor nesse caso, é voltar ao romantismo dos velhos tempos e, de vez em quando, curtir um belo jantar à luz de velas, em vez de fazê-lo à luz daquele lustre que está no teto da sala com duzentas lâmpadas de 60 wats!
Indicadores acompanham o movimento da vida organizacional. Se o número de clientes que reclamou das entregas subiu, houve algum problema que precisa ser resolvido imediatamente, ou a empresa vai sentir os reflexos logo adiante, com a redução de vendas. Indicadores também servem para mostrar se as estratégias implementadas funcionaram ou não, se há necessidade de mudanças de rumo, de planejamento. Indicadores apóiam decisões. Para que os indicadores funcionem e ofereçam resultados positivos, é necessário que as informações que os alimentam sejam claras e precisas. Uma informação errada pode repercutir estrondosamente na direção de um processo ou em uma decisão crítica. Indicadores são números, são dados concretos, mas podem mostrar-se falsos – se a informação que alimentou os resultados também foi falsa, errada ou irreal. Os indicadores mostram resultados (bons ou maus), a gestão resolve.




Controle na Area de Sistemas de Informação

O papel da tecnologia no processo de gestão e controle se potencializa na medida em que o acelerado avanço tecnológico permite que novos arranjos organizacionais tornem-se viáveis e novos mercados possam tornam-se acessíveis. Isso reflete na potencialização das interações entre indivíduos, grupos e organizações, na qual a capacidade de análise da informação torna-se um bem particularmente determinante da efetividade organizacional.
As pesquisas nessa linha são desenvolvidas com foco em teorias, métodos, técnicas e modelos de:
Análise dos determinantes do desempenho, produtividade e inovação nas organizações;
Análise dos reflexos do uso da Tecnologia da Informação pelas organizações;
Análise dos determinantes e conseqüências da condução de processos decisórios, no nível do indivíduo, do grupo ou da organização;
Análise da efetividade dos controles operacionais, tomada de decisão e monitoramento;
Impactos econômico-financeiros das práticas de governança corporativa;
Análise e modelagem de risco na operação e nos processos decisórios;
Avaliação de projetos de investimento de capital e risco econômico-financeiro;
Análise do custo e estrutura de financiamento, estrutura de capital, métodos de gestão e avaliação de carteiras de investimento.