Organização

Organização




“As organizações são entidades sociais (ou agrupamentos de pessoas) construídas e reconstruídas de forma intencional, a fim de atingir objetivos específicos.”
(Etzioni, 1977)


Processo de Organização:

Processo de Organização tem sua base na definição e delegação de tarefas, objetivos e responsabilidades. No processo de organização define-se a autoridade de cada pessoa, criando-se assim a hierarquia. Na hierarquia definem-se os executivos que são os diretores e o presidente, os gerentes, os supervisores e/ou as equipes de autogestão. Nas empresas de hoje os supervisores estão sendo substituídos pela equipes de autogestão. Os supervisores têm como principal função garantir que as tarefas sejam cumpridas. Esse modelo foi aos poucos sendo substituído quando as empresas começaram a incluir as equipes na participação das atividades da empresa de um modo mais amplo. Assim estas equipes começaram a se autogerir, ou seja, elas mesmas se organizam e assumem a responsabilidade das atividades. Isto cria uma competição saudável entre equipes, retornando como uma maior produtividade para a empresa. Uma decisão importante a ser tomada no processo de organização de uma empresa é quanto a centralização ou descentralização das atividades. No caso de centralização a empresa terá facilidade de controle, mas os departamentos terão mais dependência para tomar decisões. Já a descentralização pode gerar uma competição saudável entre as unidades, além de terem maior agilidade na tomada de decisões; em contrapartida a empresa terá maior dificuldade de controle. Um importante mecanismo para ajudar no processo de organização é o organograma. No organograma são inseridos os cargos e departamentos, bem como a hierarquia que rege cada um deles. A definição de cargos e delegação de tarefas e responsabilidades é muito importante para a organização da empresa. Desse modo, cada um responsável por uma unidade, um departamento, ou atividade, juntos fazem todo o trabalho necessário para o bom andamento da empresa.


Estrutura Organizacional:


Estrutura Organizacional é a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades. Não existe uma estrutura organizacional acabada e nem perfeita, existe uma estrutura organizacional que se adapte adequadamente às mudanças. A estrutura depende das circunstâncias de cada organização em determinado momento. Existem variáveis que contribuem para isso: a sua estratégia, o ambiente em que opera, a tecnologia de que dispõe e as características de seus participantes. Chandler (1962), ao pesquisar quatro grandes empresas americanas (DuPont, GM, Standart Oil e Sears) constatou que as estruturas dessas empresas eram continuamente ajustadas às suas estratégias e pode demonstrar a intima relação entre a estratégia e a estrutura organizacional.
Outra condição muito importante: é o ambiente em que a organização atua e que é caracterizado por três tipos:
• O ambiente estável, com pequena variação, que quando ocorre é previsível e controlável;
• O ambiente em transformação, em que as tendências de mudanças são visíveis e constantes;
• O ambiente turbulento, em que as mudanças são velozes, oportunistas e, não raro, surpreendentes.
Burns e Stalker (1961) fizeram a distinção entre dois sistemas organizacionais: o mecanicista e o orgânico. No mecanicista, as atividades da organização são divididas em tarefas separadas, especializadas. No sistema mecanicista a centralização é muito evidente, porque é preciso assegurar uma hierarquia formal de autoridades. Os procedimentos exigem que a organização se torne uma máquina eficiente, com muitas regras, regulamentos e controle. Nas estruturas mecanicistas, a variabilidade humana, suas personalidades, seus julgamentos e suas dúvidas são vistos como produtores de ineficiências e inconcistências.O orgânico, os indivíduos trabalham em grupos, recebem menos ordens dos chefes. Os membros se comunicam através de todos os níveis da organização. Na estrutura orgânica a variabilidade humana e toda a sua complexidade são aproveitadas para estimular as decisões. Por causa disso, a supervisão direta é menor, o aprendizado é contínuo e a quantidade de regras formais é menor. Burns e Stalker (1961), concluiram que o sistema mecanicista era o mais apropriado para o ambiente estável, enquanto o orgânico mais indicado para ambientes turbulentos. Para eles as organizações que operavam em ambientes em transformação utilizariam um misto de mecanicista e orgânico.

Centralização e Descentralização

Centralização:
É a sistemática e consistente reserva de autoridade em pontos centrais da Organização. Centralização significa que a maioria das decisões relativas ao trabalho que esta sendo executado não é tomada por aqueles que executam, mas em um ponto mais alto da organização. O grau ideal de centralização é especifico para cada organização. Cada organização terá um ponto ideal de centralização em função da sua complexidade, tamanho, dispersão, variedade de produtos e mercados, dispersão geográfica, qualidade de pessoal e tecnologia de empregada.

Vantagens:
1-As decisões são tomadas por administração que possuem uma visão global da empresa.
2- Tomadas de decisões situados no tipo da organização são geralmente melhor treinados do que os situados em níveis mais baixos.
3- As decisões são mais consistentes como os objetivos empresariais globais.
4- Elimina esforços duplicados e reduz custos operacionais como a descentralização.
5- Certas funções (como compras) promovem maior especialização e aumento de habilidades com a centralização.

Desvantagens:
1- As decisões são tomadas por administradores que estão distanciados dos fatos.
2- Tomadores de decisões situados no tipo da Org. Raramente têm contato com as pessoas e situação envolvidas.
3- Administradores nos níveis inferiores estão distanciados dos objetivos globais.
4- As linhas de comunicação mais distanciadas provocam demora e maior custo operacional.
5- Pelo envolvimento de muitas pessoas cresce a possibilidade de distorções e erros pessoais no processo.

Descentralização:
Significa que a maioria das decisões relativas ao trabalho que esta sendo executado é tomada pelos que o executam, ou com sua participação.
Há vários anos a tendência dominante é a de se valorizar a descentralização, principalmente com o intuito de melhor se aproveitar o potencial dos recursos humanos.

Vantagens:
1-As decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores da ação.
2- Tomadores de decisão são os que têm mais informações sobre a situação.
3- Maior participação no processo decisional promove motivação e moral elevado entre os administradores médios.
4- Proporciona excelente treinamento para os administradores médios.

Desvantagens:
1- Pode ocorrer falta de informação e coordenação entre os departamentos envolvidos.
2- Maior custo pela exigência de melhor seleção e treinamento dos administradores médios.
3- Risco de subjetivação: os administradores podem defender mais os objetivos departamentais do que os empresariais.
4- As políticas e procedimentos podem variar enormemente no diversos departamentos.

Modelo de Aplicação Organização na Área de Tecnologia da Informação:

Área de Sistemas, Desenvolvimento, Infra-estrutura Tecnológica e Produção.

Área de Sistemas: compreende a parte mais alta da TI, representada pelos Sistemas de Informação. É nessa área que verificamos os objetivos da empresa sendo atingidos. É nessa área que devem ficar os profissionais de informática com visão de negócios, especificação, modelagem de sistemas e banco de dados, relacionamento e capacidade de antever as necessidades dos clientes e a melhor utilização dos recursos para as finalidades a que se deseja.

Área de Desenvolvimento: também conhecida como “Fábrica de Softwares”, ficam os profissionais que vão produzir, implantar e administrar os softwares e dados necessários para composição dos sistemas da empresa.

Área de Infra-estrutura Tecnológica: ou simplesmente Suporte, é responsável pela manutenção do ambiente computacional e atendimento aos usuários da empresa. Geralmente, é composto de: suporte técnico, gestão de equipamentos, help-desk, administração de redes e banco de dados, prospecção de novas tecnologias, homologação de softwares e resolução de problemas. Essa é uma área extremamente crítica, pois, além de ser muito visada pela parte financeira da empresa, sofre muito com o problema de atualização tecnológica.

Área de Produção: Responsável pela execução dos serviços no ambiente computacional da empresa. Tem como tarefas principais, manter o adequado funcionamento de servidores, redes e equipamentos em geral, execução dos softwares de produção, procedimentos de backups e controle e gestão de suprimentos de materiais de informática.